【档案管理规章制度】为规范档案管理工作，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，提高工作效率和管理水平，特制定本《档案管理规章制度》。本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案资料，涵盖纸质档案与电子档案。
一、总则
1. 档案管理应遵循“统一领导、分级负责、集中管理、分类归档”的原则。
2. 所有档案资料必须按类别、时间、项目等进行系统整理，便于查阅与管理。
3. 档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素养，确保档案安全与保密。
4. 档案资料未经批准不得外借、复制或销毁，特殊情况需经审批后方可操作。
二、档案分类与编号规则
根据档案内容和用途，分为以下几类：
| 档案类别 | 说明 | 编号规则 |
| 行政类 | 包括会议记录、通知、请示、批复等 | XZ-YYYY-MM-XX |
| 人事类 | 员工档案、劳动合同、考勤记录等 | RS-YYYY-MM-XX |
| 财务类 | 合同、发票、报销单、财务报表等 | CW-YYYY-MM-XX |
| 项目类 | 项目立项、实施、验收等相关材料 | XM-YYYY-MM-XX |
| 其他类 | 未明确分类的其他档案资料 | QT-YYYY-MM-XX |
注：XZ代表行政类，RS代表人事类，CW代表财务类，XM代表项目类，QT代表其他类；YYYY表示年份，MM表示月份，XX为序号。
三、档案管理流程
档案管理主要包括以下几个步骤：
| 环节 | 内容 | 责任人 |
| 归档 | 文件形成后，由责任人及时整理并提交至档案室 | 各部门负责人 |
| 分类 | 档案管理员对收到的档案进行分类、编号、登记 | 档案管理员 |
| 登记 | 建立档案目录，记录档案名称、编号、日期、来源等信息 | 档案管理员 |
| 存放 | 按类别、时间顺序存放于指定档案柜中 | 档案管理员 |
| 查阅 | 需查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，经审批后方可查阅 | 档案管理员 |
| 销毁 | 对已过期、无保存价值的档案，经审批后按规定销毁 | 档案管理员 |
四、档案保管与安全
1. 档案室应配备防火、防潮、防盗设施，保持整洁、通风良好。
2. 档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、破损等情况发生。
3. 重要档案资料应建立备份，以防意外丢失。
4. 档案室钥匙由专人保管，严禁私自复制或转交他人。
五、档案借阅与使用
1. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、用途、归还时间等。
2. 借阅期限一般不超过7个工作日，如需延长，须重新办理手续。
3. 借阅期间不得擅自涂改、拆封或转借他人。
4. 借阅人应爱护档案资料，如有损坏或遗失，按公司相关规定处理。
六、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由综合管理部负责解释。
2. 本制度可根据实际工作需要进行修订，修订须经公司管理层批准后执行。
结语：
档案管理是企业规范化、制度化的重要组成部分。通过建立健全的档案管理制度，能够有效提升企业的管理效率和风险控制能力。各部门应高度重视档案管理工作，积极配合档案管理人员完成相关任务，共同维护好公司的档案资源。
